Неправильное хранение документов обойдётся в 10 раз дороже: штрафы увеличили

В статью 13.20 КоАП, предусматривающую ответственность за работу с документами, внесли изменения. Штрафы за нарушение правил хранения документации увеличили сразу в 10 раз. Кроме того, законодатели ввели новую меру ответственности, которой не было ранее — теперь штрафовать будут не только физических, но и юридических лиц.

Предпосылки нововведений

В пояснительной записке к законопроекту, вносящему изменения в КоАП, сказано о том, что существующие требования к работе с документами — в частности, их хранению — зачастую не соблюдаются. Это подтверждает и опыт сотрудников архивов. Часто встречаются такие нарушения, как несвоевременная передача документов на архивное хранение, невыполнение требований к помещениям, где хранится документация, и специальному оборудованию для неё. Нарушения приводят к повреждению или утрате документов, включая ценные — а это, в свою очередь, нередко ущемляет права и законные интересы граждан (например, при необходимости найти ту или иную информацию).

Меры ответственности за неправильное хранение документов, которые действовали ранее, по мнению законодателя были чисто символическими и не останавливали тех, кто пренебрегал правилами. Именно поэтому было принято решение об ужесточении санкций.

Незначительные штрафы — в прошлом

Ранее за нарушение правил использования, учёта, комплектования и хранения документов накладывались следующие штрафы:

• на граждан: от 100 до 300 рублей;

• на должностных лиц: от 300 до 500 рублей.

После внесения изменений в КоАП эти штрафы десятикратно увеличились. Теперь за нарушения в сфере документооборота придётся заплатить:

• гражданам: от 1000 до 3000 рублей;

• должностным лицам: от 3000 до 5000 рублей.

Раньше это было невозможным, но отныне оштрафовать могут и юридическое лицо. Размер штрафа в этом случае — максимальный: он варьируется от 5000 до 10000 руб.

Дисциплина в сфере документооборота — это важно

Как избежать штрафных санкций? Ответ прост: соблюдать правила обработки документов и их хранения. Наиболее полный перечень таких правил содержится в документе, утвержденном Приказом Росархива № 24 от 2 марта 2020 года. Существуют и другие нормативно-правовые документы, регламентирующие обработку и хранение документов. Изучите их, соблюдайте изложенные в них правила, проинструктируйте сотрудников, ответственных за документооборот, и штрафные санкции будут вам не страшны.