Штрафы за неправильную работу с документами, в том числе по охране труда, увеличат

В Государственной Думе прошёл второе чтение законопроект, устанавливающий новые штрафы для должностных лиц и организаций за неправильную работу с документами — их комплектование, учёт, хранение. Отдельно оговоренной даты вступления в силу в этом законопроекте нет, поэтому будет применяться общее правило — он начнёт действовать через 10 дней после официальной публикации. Нововведения в числе прочего коснутся и документов по вопросам охраны труда.

Актуальность проблемы

Разработчики законопроекта констатируют: в настоящее время требования законодательства, касающиеся работы с архивными документами, практически не соблюдаются. Этот вывод возник не на пустом месте — он подтверждается статистическими данными. В число основных нарушений входят:

• несоблюдение условий правильного хранения документации — нарушение светового и температурного режима, недопустимые отклонения влажности;

• игнорирование требований к специальному оборудованию и приспособлениям для хранения — архивным коробкам, металлическим стеллажам, системам сигнализации;

• несвоевременное выполнение санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях, где хранятся документы;

• нарушение нормативных сроков хранения разных категорий документов.

Существующие санкции за перечисленные нарушения незначительны и не побуждают к ответственному хранению документов, считает законодатель. Именно с этим связана инициатива по увеличению штрафов за работу с документаций, в том числе касающейся охраны труда.

Как обстоят дела сейчас

Должностные лица за допущенные нарушения получают предупреждения и символические штрафы в размере от 300 до 500 руб. Административная ответственность для организаций и вовсе не предусмотрена.

Как изменится система штрафов

После вступления законопроекта в силу размер штрафа для должностных лиц за ненадлежащие учёт, комплектование и хранение документов составит от 3 000 до 5 000 руб. Кроме того, появится штраф для организаций за те же нарушения, его размер будет варьироваться от 5 000 до 10 000 руб. Предполагается, что увеличенный размер штрафов подтолкнёт руководителей компаний к более ответственной работе с документами.

На что следует обратить внимание

Правоустанавливающие документы организации традиционно хранят в месте, специально предназначенном для этого — как правило, в сейфе. За их хранение отвечает руководитель организации или главный бухгалтер.

Срок хранения первичной бухгалтерской документации устанавливается локальным нормативным актом организации. При его отсутствии минимальный срок хранения составляет 5 лет.

В кадровой документации содержатся персональные данные, поэтому она требует особого внимания. Нередко в штат организации включается должностное лицо, ответственное за хранение именно таких документов — инспектор по кадрам. Если его нет, ответственность за правильное хранение кадровой документации несёт руководитель организации или главный бухгалтер. Бухгалтерская и кадровая документация, а также документы по охране труда хранятся в сейфах или помещениях с повышенным уровнем безопасности.